外資系のメール術 即レスが基本
外資系のメールは、即レスが基本です。
メールのスピードはその人の仕事のスピードを端的に表しているとも言えそうです。
メールの速さ=仕事の速さ
メールを書く手順は、たったの2つだけです。
- 文章を考える
- 文章を書く
今どきは誰でもブラインドタッチはできるので、②は問題ないと思います。
従って、メールが遅い人は①文章を考えるのが遅い、ともすれば普段の仕事も遅い人と言えそうです。
実際にどれくらい速いのか?
10分考えて中途半端なメールを送るくらいなら、1分で考えたメールを10分以内に数回やり取りするようなイメージです。
1通に10分もかけてしまうと、メール本来の目的を達成するために、数回のやり取りをして、結果的に1時間近く経ってしまった…などということも起こりかねません。その間は相当な時間のロスです。
ちょっとした要件ならできるだけ時間をかけないのが基本です。うまく相手とのリズムを作ってとにかく短時間で一連のやり取りを終わらせたいところです。
相手を待たせない
プレゼン中や接客中など、どうしても返せない場合もありますが、それでもせいぜい1時間程度だと思います。
対面や電話なら返事を待ってる相手を1時間も待たせたりはしません。メールでも同じ考え方で臨むべきです。
従って、届いた瞬間に返信するのが基本ですが、どんなに遅くても1時間以内には、何らかの反応をするのがマナーです。
まとめ
メールで相手を待たせて、不快な思いをさせないようにするためにも、メールの即レスを心がけてみてはいかがでしょうか?